Successstory DeepBox | Visita Treuhand

La posta elettronica non è proprio lo strumento ideale per lo scambio di informazioni nel settore fiduciario. La trasmissione dei dati non è sicura e questi possono essere letti da terzi. La società fiduciaria di Lenzburg Visita Treuhand ha fatto un passo avanti e non scambia più documenti riservati tramite e-mail. Al suo posto utilizza la piattaforma cloud svizzera DeepBox. Grazie all'elevata sicurezza, all'ubicazione dei dati in Svizzera e alla facilità d'utilizzo, essa soddisfa sia i collaboratori di Visita Treuhand che la loro clientela. 

Un aspetto importante dell'attività fiduciaria è lo scambio di documenti e informazioni riservate con la clientela. In passato, Visita Treuhand AG utilizzava la posta elettronica, come spiega Raphael Häfliger, responsabile del settore informatico: "Bilanci annuali o documenti fiscali venivano inviati per e-mail senza crittografia. I clienti che utilizzavano una soluzione di crittografia costituivano un'eccezione."

Tuttavia, in un business basato sulla riservatezza, la comunicazione via e-mail è particolarmente rischiosa. Le e-mail possono essere intercettate e potenzialmente manipolate durante il percorso dal cliente alla società fiduciaria. Anche Visita Treuhand ne era cosciente e nell'autunno 2022 ha perciò deciso di rinunciare all'utilizzo della posta elettronica per lo scambio di informazioni sensibili e di condividere documenti con la clientela solo in forma crittografata tramite una piattaforma sicura basata su cloud.

Dall'e-mail a DeepBox 

Praticamente nello stesso periodo DeepCloud, una società affiliata di Abacus, ha lanciato la sua soluzione DeepBox: un sistema di archiviazione intelligente basato sul web per la condivisione e l'archiviazione sicura dei documenti nonché la loro elaborazione automatizzata. Per Visita Treuhand, che utilizza e distribuisce soluzioni Abacus da decenni, DeepBox è arrivato al momento opportuno. Raphael Häfliger afferma: "Abbiamo esaminato anche altre opzioni, come Dropbox o OneDrive, ma non ci era chiaro dove avviene e quanto sicura sia l'archiviazione dei dati. Abbiamo anche pensato di montare un portale noi stessi, ma perché sobbarcarci di un tale lavoro quando c'è già DeepBox?"

DeepBox garantisce che tutti i dati saranno conservati in data center svizzeri, i quali soddisfano i più elevati standard di sicurezza. Inoltre DeepCloud, fornitore di DeepBox, è certificato ISO-27001: ciò garantisce una protezione ottimale delle informazioni di clienti, collaboratori, prodotti e aziende.

Collaboratori e clienti convinti 

Con l'introduzione di DeepBox, ai collaboratori Visita è stato consigliato di non inviare più e-mail con allegati confidenziali o di maggiori dimensioni alla clientela. Parallelamente, l'azienda fiduciaria ha informato i suoi clienti in merito al passaggio a Deepbox e ha creato istruzioni dettagliate per i clienti meno esperti in campo digitale.

Nei mesi successivi al primo utilizzo di un Deepbox, Visita Treuhand ha creato altri DeepBox per oltre 150 clienti. Si tratta di box semplici, come sottolinea Raphael Häfliger: "Attualmente utilizziamo DeepBox unicamente per lo scambio di documenti con i clienti e non abbiamo ancora bisogno delle funzioni intelligenti aggiuntive degli Advanced Box come DeepO, la raccolta dei dati guidata dall'AI. Per questo, al momento, la soluzione ideale per noi è Simple Box."

Alla domanda su come sia stato accolto da parte della clientela, il responsabile IT risponde: "L'80-90% è entusiasta di DeepBox mentre il resto è scettico, almeno all'inizio. La maggior parte di loro non ha voglia di dover utilizzare più di una piattaforma cloud, ma con un po' di persuasione si lasciano conquistare da DeepBox." Sono i chiari vantaggi della soluzione a convincerli: la facilità d'utilizzo, l'elevata sicurezza e l'ubicazione dei dati in Svizzera sono infatti fondamentali per molti clienti.

Nello scambio di documenti tramite DeepBox, Visita Treuhand coinvolge in parte anche altri partner di comunicazione. Esistono, ad esempio, relazioni triangolari con i clienti e le loro banche. "La banca ha accesso a una directory nel DeepBox e può quindi condividere documenti direttamente con il cliente."

DeepBox e Abacus 

Visita Treuhand non utilizza ancora l'integrazione diretta di DeepBox con Abacus. Tuttavia, l'azienda sta attualmente riorganizzando il suo processo creditori, che finora è stato gestito con l'aiuto di AbaScan, per potere in futuro utilizzare gli Advanced Box e l'elaborazione automatica dei documenti basata sull'intelligenza artificiale di DeepO. Tutto ciò verrà introdotto prossimamente dalla stessa Visita. "Se tutto procede liscio, vogliamo lanciarlo con i nostri attuali clienti AbaScan", afferma Raphael Häfliger e aggiunge: "Quindi c'è ancora molto potenziale: in uno stadio successivo potremo offrire il processo creditori digitalizzato anche ai nuovi clienti."