In Abacus sono disponibili diversi strumenti per semplificare le operazioni di chiusura. Questi sistemi automatizzano il lavoro, facilitano la reimputazione delle transazioni quando si cambia periodo e riducono la fonte di errori.

Delimitazione periodica

Quando si inseriscono i documenti nella contabilità dei crediti o dei debiti e per le contabilizzazioni nella contabilità finanziaria, si inserisce semplicemente il periodo di riferimento. Abacus crea quindi tutte le contabilizzazioni necessarie per la creazione e lo scomputo del periodo di competenza inferiore o superiore a un anno. Lavorare con questa funzione in Abacus offre i seguenti vantaggi:

• Creazione automatica di tutte le contabilizzazioni di esercizio, anche tra anni diversi
• Niente più rimozione manuale delle delimitazioni
• Non è più necessario tenere una sintesi contabile o un giornale aggiuntivo
• Meno tempo e meno lavoro di controllo
• Non è necessaria alcuna licenza aggiuntiva

Per contabilizzare automaticamente le voci maturate e differite nei diversi periodi o anni, è necessario memorizzare le definizioni di maturazione e differita nel programma 513 "Delimitazione periodica" e nei conti interessati in F21 "Anagrafica conti". Questi vengono poi utilizzati come proposte nei programmi di inserimento dati e possono essere modificati per ogni invio. È possibile anche una configurazione tramite l'interfaccia AbaConnect.

Lotto

Le contabilizzazioni di chiusura provvisorie che devono essere inserite in anticipo e aggiornate continuamente possono essere inserite in un batch nella contabilità finanziaria. Se devono confluire definitivamente nella contabilità generale, il lotto viene fissato. Lavorare con un batch offre i seguenti vantaggi:

• Le imputazioni possono essere modificate a discrezione fino a quando non vengono fissate.
• È possibile cancellare completamente le imputazioni non più necessarie.
• È possibile registrare preventivamente i fatti e aggiornarli costantemente.
• Individualmente comprimibile nei rapporti e nelle valutazioni.
• Applicabile anche ai giornali periodici supplementari.

Una volta che le voci sono state impegnate nel giornale principale, è possibile una correzione o una cancellazione a seconda delle impostazioni dei dati anagrafici. Fino a quel momento, gli aggiustamenti alle voci del lotto non vengono protocollati. L'estratto conto IVA non tiene conto di eventuali imputazioni del lotto.

Giornale supplementare

Lavorare con giornali "provvisori" è obsoleto e non offre le possibilità di giornali supplementari. Abacus consiglia di lavorare con altri giornali. Le voci relative alle operazioni di chiusura possono essere contabilizzate in un giornale supplementare. In questo modo, è possibile separare la contabilità regolare dal giornale principale.

Rispetto ai giornali provvisori, i giornali supplementari offrono il vantaggio decisivo di poter essere selezionati nelle valutazioni e nei programmi di relazione. Questo non è possibile con le riviste provvisorie, che a loro volta richiedono un trasferimento della rivista alla rivista principale o a una rivista aggiuntiva.

È possibile conservare fino a quattro diari aggiuntivi, etichettati singolarmente per ogni cliente. L'attivazione avviene tramite il programma 621 "Impostazioni applicazione".

Trasferimento del giornale

In un bilancio, ci sono elementi che devono essere stornati nel periodo contabile successivo. A seconda della situazione, la contabilizzazione automatica tramite i conti di competenza non è sempre possibile. Affinché le voci non debbano essere inserite manualmente due volte a questo scopo, è possibile trasferire le voci tra i singoli giornali con uno scambio di debito/credito tramite la maschera di inserimento in F11 o tramite il programma ausiliario F5531.

Esempio di applicazione

Le scritture necessarie sono imputate nel giornale supplementare "Chiusura 2021" alla fine dell'anno. Per stornare le contabilizzazioni all'inizio del 2022, le voci corrispondenti possono essere registrate nell'anno successivo con uno scambio di debito/credito nel giornale supplementare "Chiusura 2022".

1. Fase: le voci vengono prima registrate nel giornale aggiuntivo del programma 11.

2. Passo: fare clic su "Vai a > Interfacce > Contabilizza giornale" nella barra dei menu.
   2. Selezione: Inserite il giornale da contabilizzare e cliccate su continua.
3. Riporto: selezionare il giornale aggiuntivo "Chiusure 2021" per l'origine e il giornale aggiuntivo "Chiusure 2022" per la destinazione. Si consiglia di adottare le seguenti impostazioni: Sequenza: dettaglio per numero di imputazione, selezionare il numero di imputazione Da XY a XY.
4. Esecuzione: selezionare Scambio debito/credito nelle mutazioni, impostare la data dellla ricevuta mutata su 01.01.2022 e continuare.
5. Criteri: Lasciare vuoto e continuare
6. Informazioni: Termine
7. Elaborazione: attendere il completamento del processo e fare clic su Chiudi.

Dopo il riporto, lo scambio di debito/credito è visibile nella griglia o nell'area di contabilizzazione delle due voci del giornale supplementare 2022. In alternativa, l'importo può anche essere moltiplicato per "-1" al momento del riporto.

Se il giornale viene riportato da un giornale provvisorio, le imputazioni devono essere prima inserite in un giornale principale o supplementare e poi inserite nuovamente nel giornale successivo. Se il lavoro viene svolto direttamente nei giornali supplementari, non è necessario un riporto.