Successstory DeepBox | Visita Treuhand

Le courrier électronique n'est pas vraiment adapté à l'échange d'informations dans le secteur fiduciaire. Les données transmises de manière non sécurisée risquent d'être lues par des tiers entre l'expéditeur et le destinataire. La fiduciaire Visita Treuhand basée à Lenzbourg a choisi de ne plus échanger de documents confidentiels par e-mail. Elle utilise désormais la plateforme cloud suisse DeepBox. Grâce à sa haute sécurité, ses centres de calcul localisés en Suisse et la simplicité d'utilisation, la solution DeepBox a convaincu les collaborateurs de Visita Treuhand ainsi que ses clients. 

Un des aspects les plus importants de l'activité fiduciaire est l'échange de documents et d'informations confidentielles avec les clients. À cette fin, Visita Treuhand AG utilisait traditionnellement le courrier électronique, comme l'explique Raphael Häfliger, responsable du service informatique : "Les documents tels que les comptes annuels ou les documents fiscaux étaient envoyés par e-mail sans être cryptés. Les rares clients qui utilisaient eux-mêmes une solution de cryptage constituaient l'exception".

La communication par courriel présente pourtant des risques importants dans un domaine basé sur la confidentialité. Les e-mails peuvent être interceptés, voire manipulés lors de leur acheminement entre le client et la société fiduciaire. Visita Treuhand en était consciente et à l'automne 2022, elle a pris la décision stratégique de renoncer systématiquement à tout échange d'informations sensibles par e-mails et de n'échanger des documents avec ses clients que sous forme cryptée via une plateforme sécurisée basée sur le cloud. 

De l'e-mail à DeepBox 

Presque au même moment, la filiale d'Abacus, DeepCloud, a lancé sa solution DeepBox : un système de classement intelligent basé sur le web pour le partage, le stockage et le traitement automatisé de documents en toute sécurité. Pour Visita Treuhand, partenaire de distribution et utilisateur des solutions Abacus depuis des décennies, DeepBox est arrivé à point nommé. Raphael Häfliger : "Nous avons aussi examiné d'autres options comme Dropbox ou OneDrive, mais il n'était pas clair où et comment les données étaient stockées. Nous avons aussi envisagé de construire notre propre portail, mais pourquoi se donner tant de peine alors qu'il existe DeepBox ?" 

DeepBox garantit un hébergement de toutes les données dans des centres de calcul suisses qui répondent aux normes de sécurité les plus élevées. D'autre part DeepCloud, le fournisseur de DeepBox, est certifié ISO-27001 : cela atteste de la protection optimale des informations relatives aux clients, aux collaborateurs, aux produits et à l'entreprise.

Des collaborateurs et des clients convaincus 

Lors de l'introduction de DeepBox, les collaborateurs de Visita ont été priés de ne plus envoyer d'e-mails contenant des pièces jointes confidentielles ou volumineuses à la clientèle. En parallèle, la fiduciaire a informé ses clients du passage à DeepBox et a rédigé des instructions détaillées, étape par étape, pour les clients moins familiarisés avec le numérique.

Au cours des mois qui ont suivi la première utilisation de DeepBox, Visita Treuhand a installé des DeepBox pour plus de 150 mandataires. Il s'agit de Simple Boxes, comme le souligne Raphael Häfliger : "Actuellement, nous utilisons DeepBox avec nos clients uniquement pour l'échange de documents. Les fonctions intelligentes supplémentaires proposées par les Advanced Boxes avec DeepO, l'IA de saisie des données, ne sont pas nécessaires à ce stade. En ce moment, Simple Box est pour nous la solution idéale".

Interrogé sur l'acceptation par la clientèle, le responsable informatique répond : " Entre 80 et 90 % de nos clients sont enthousiasmés par DeepBox, le reste est encore sceptique. Parmi eux, la majorité ne souhaite pas utiliser une plateforme cloud de plus. Mais avec un peu de persuasion, ils seront bientôt également convaincus par DeepBox". Finalement, ce sont les avantages évidents de la solution tels que la simplicité d'utilisation, le haut niveau de sécurité et la localisation des données en Suisse qui feront la différence.

Visita Treuhand intègre parfois d'autres partenaires de communication dans l'échange de documents via DeepBox. Il existe par exemple des relations triangulaires avec les clients et leurs banques. "La banque a accès à un répertoire dans DeepBox et peut ainsi partager des documents directement avec le client".

DeepBox et Abacus 

Visita Treuhand n'utilise pas encore l'intégration directe de DeepBox avec Abacus. Mais elle est en train de transformer son processus des créanciers, jusqu'ici géré à l'aide d'AbaScan, pour utiliser à l'avenir les Advanced Boxes et le traitement automatique des documents assisté par l'IA de DeepO. Dans un premier temps, ce système sera introduit chez la fiduciaire Visita elle-même. "Si cela fonctionne bien, nous prévoyons de l'étendre à notre clientèle AbaScan existante", précise Raphael Häfliger, qui poursuit : "Il y a donc encore beaucoup de potentiel. Dans une étape ultérieure, nous pourrons également proposer un processus des créanciers digitalisé à de nouveaux clients ".