Plusieurs outils sont disponibles dans Abacus pour simplifier les travaux de clôture. Ils automatisent les opérations, simplifient les rectifications lors du changement de période et réduisent les sources d'erreur.

Délimitations périodiques

La durée de la délimitation périodique est indiquée lors de la saisie de documents dans la Comptabilité des débiteurs ou des créanciers ainsi que pour les écritures dans la Comptabilité financière. Abacus crée alors toutes les écritures nécessaires pour la formation et la dissolution de la délimitation en cours d'année ou sur plusieurs années. L'utilisation de cette fonction dans Abacus présente les avantages suivants :

• Création automatique de toutes les écritures de délimitation, même sur plusieurs années
• Plus de dissolution manuelle des délimitations
• Plus besoin d'avoir une vue d'ensemble des délimitations ou des journaux complémentaires
• Gain de temps et moins de contrôles
• Pas de licence supplémentaire nécessaire

Afin de pouvoir imputer automatiquement des délimitations sur plusieurs périodes ou années, il faut au préalable indiquer les définitions de délimitation dans le programme 513 "Délimitations périodiques" ainsi que sur les comptes concernés dans le programme F21 "Base des comptes". Celles-ci sont ensuite reprises comme propositions dans les programmes de saisie et peuvent être adaptées par écriture. Une configuration avec l'interface AbaConnect est également possible.

Lot

Les écritures de clôture provisoires qui doivent être saisies au préalable et continuellement actualisées peuvent être saisies dans un lot dans la Comptabilité financière. Si elles doivent être intégrées définitivement dans le grand-livre, le lot est validé. Travailler avec des lots offre les avantages suivants :

• Les écritures peuvent être modifiées jusqu'à leur validation.
• Une suppression complète des écritures qui ne sont plus nécessaires est possible.
• Une pré-saisie des écritures et leur actualisation sont possibles.
• Les lots peuvent être repris individuellement dans les rapports et les extraits.
• Peuvent également être utilisés dans les journaux complémentaires.

Si les écritures sont validées dans le journal principal, il est possible de les corriger ou de les extourner selon les paramètres des données de base. Jusque-là, les modifications apportées aux écritures ne sont pas consignées dans le lot. Le décompte TVA ne prend pas en considération les écritures d'un lot.

Journal complémentaire

Le travail avec des journaux provisoires est devenu obsolète et n'offre pas les possibilités des journaux complémentaires. Abacus recommande de travailler avec des journaux complémentaires. Les écritures qui concernent les travaux de clôture peuvent être saisies dans un journal complémentaire. Ainsi, la séparation avec la comptabilité ordinaire est possible dans le journal principal.

Par rapport aux journaux provisoires, les journaux complémentaires présentent l'avantage de pouvoir être sélectionnés dans les extraits et les programmes de rapport. Ceci n'est pas possible avec les journaux provisoires, un report dans le journal principal ou dans un journal complémentaire est à nouveau nécessaire.

Il est possible de tenir jusqu'à quatre journaux complémentaires par mandant et de les désigner individuellement. L'activation s'effectue dans le programme 621 "Paramètres de l'application".

Report de journal

Lors d'une clôture, des éléments doivent être annuler dans la période comptable suivante. Selon la situation, une imputation automatique via les délimitations périodiques n'est pas toujours possible. Pour éviter de devoir saisir manuellement deux fois les écritures, il est possible de transférer les écritures entre les différents journaux avec un échange débit/crédit via le masque d'écriture dans le programme F11 ou via le programme d'aide F5531.

Exemple d'utilisation

Les écritures nécessaires sont saisies en fin d'année dans le journal complémentaire "Clôture 2021". Afin d'annuler les écritures au début de l'année 2022, les écritures correspondantes peuvent être imputées l'année suivante dans le journal complémentaire "Clôture 2022" avec un échange débit/crédit.

Les écritures sont d'abord saisies dans le journal complémentaire, dans le programme F11.

Dans la barre de menu, cliquez sur "Aller à > Interfaces > Imputer les journaux".

1. Sélection : Imputer le journal des écritures et cliquez sur "Suivant".
2. Report : Sélectionnez le journal complémentaire "Écritures de clôture 2021" dans "Source" et le journal complémentaire "Écritures de clôture 2022" dans "Cible". Les paramètres suivants doivent être repris tels quels : Ordre : "Détail par numéro d'écriture", sélectionnez le numéro d'écriture "Du XY Au XY".
3. Présentation : Sélectionnez Permuter débit/crédit dans "Modifications", cochez la case Modifier date doc. et indiquez le 01.01.2022 puis cliquez sur "Suivant".
4. Critères: Laissez vide et continuez
5. Information : Cliquez sur "Appliquer"
6. Traitement : Attendez que le processus se termine et fermez.

Après le report, l'échange débit/crédit est visible pour les deux écritures dans le grid ou dans la zone de saisie du journal complémentaire 2022. Il est également possible de multiplier le montant par "-1" lors du report.

Si le report de journal s'effectue à partir d'un journal provisoire, les écritures doivent d'abord être imputées dans un journal principal ou complémentaire, puis à nouveau dans le journal suivant. Si vous travaillez directement dans les journaux complémentaires, il n'y a pas de report.