Successstory DeepBox | Visita Treuhand

E-Mail ist für den Informationsaustausch im Treuhandgeschäft nicht wirklich geeignet. Die Daten werden unsicher übertragen und können zwischen Absender und Empfänger von Dritten gelesen werden. Das fortschrittliche Lenzburger Treuhandunternehmen Visita Treuhand tauscht via E-Mail keine vertraulichen Dokumente mehr aus. Stattdessen kommt die Schweizer Cloud-Plattform DeepBox zum Einsatz. Sie überzeugt die Mitarbeitenden von Visita Treuhand und die Treuhandkundschaft durch hohe Sicherheit, Datenstandort Schweiz und unkomplizierte Bedienung.

Ein wichtiger Aspekt des Treuhandgeschäfts ist der Austausch von Dokumenten und vertraulichen Informationen mit der Kundschaft. Die Lenzburger Visita Treuhand AG nutzte dazu traditionell E-Mail, wie Raphael Häfliger, Bereichsleiter Informatik, schildert: "Unterlagen wie Jahresrechnungen oder Steuerdokumente wurden unverschlüsselt per E-Mail verschickt. Die Ausnahme waren wenige Mandanten, die selbst eine Verschlüsselungslösung einsetzen."

Die Kommunikation via E-Mail ist jedoch in einem Business, das auf Vertraulichkeit basiert, besonders riskant. E-Mails können auf dem Weg vom Mandanten zum Treuhandunternehmen abgefangen und womöglich manipuliert werden. Dies war auch Visita Treuhand klar und mündete im Herbst 2022 in die strategische Entscheidung, beim Austausch von sensiblen Informationen in Zukunft konsequent auf E-Mail zu verzichten und Dokumente mit der Kundschaft nur noch verschlüsselt über eine sichere cloudbasierte Plattform auszutauschen.

Von E-Mail zu DeepBox 

Praktisch zum gleichen Zeitpunkt lancierte das Abacus-Tochterunternehmen DeepCloud seine Lösung DeepBox: ein intelligentes, webbasiertes Ablagesystem zum sicheren Teilen, Speichern und automatisierten Verarbeiten von Dokumenten. Für Visita Treuhand als jahrzehntelangen Anwender und Vertriebspartner von Abacus-Lösungen kam DeepBox wie gerufen. Raphael Häfliger: "Wir haben auch andere Optionen wie Dropbox oder OneDrive geprüft, dabei wäre jedoch nicht klar, wo und wie sicher die Daten gespeichert werden. Und wir haben überlegt, selbst ein Portal zu bauen – aber warum diesen Aufwand treiben, wenn es doch DeepBox gibt?"

Bei DeepBox ist garantiert, dass alle Daten in Schweizer Rechenzentren untergebracht sind, die den höchsten Sicherheitsstandards genügen. Der DeepBox-Anbieter DeepCloud ist zudem ISO-27001-zertifiziert, was den optimalen Schutz von Kunden-, Mitarbeitenden-, Produkt- und Unternehmensinformationen bescheinigt.

Mitarbeitende und Kunden überzeugt 

Bei der Einführung der DeepBox erging eine Anweisung an die Visita-Mitarbeitenden, keine E-Mails mit vertraulichen oder grösseren Anhängen mehr an die Kundschaft zu senden. Parallel dazu informierte das Treuhandunternehmen seine Mandantinnen und Mandanten über den Wechsel zur DeepBox und erstellte detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für digital weniger versierte Kunden.

In den Monaten seit der ersten Nutzung einer DeepBox hat Visita Treuhand DeepBoxen für über 150 Mandanten und Mandantinnen eingerichtet. Es handelt sich dabei um Simple Boxes, wie Raphael Häfliger betont: "Aktuell setzten wir die DeepBox im Zusammenhang mit der Kundschaft nur für den Dokumentenaustausch und benötigen die zusätzlichen intelligenten Funktionen der Advanced Boxes wie die Datenerfassungs-KI DeepO noch nicht. Die Simple Box ist für uns derzeit die ideale Lösung"

Auf die Frage nach der Akzeptanz bei der Treuhandkundschaft antwortet der IT-Verantwortliche: "Von der DeepBox sind 80 bis 90 Prozent begeistert, der Rest ist am Anfang skeptisch. Die meisten davon möchten nicht noch eine Cloud-Plattform mehr nutzen müssen, lassen sich aber mit etwas Überzeugungsarbeit für die DeepBox gewinnen." Dabei spielen die klaren Vorteile der Lösung die Hauptrolle: Die einfache Bedienung, die hohe Sicherheit und der Datenstandort Schweiz sind für viele Mandanten entscheidend.

In den Dokumentenaustausch via DeepBox bezieht Visita Treuhand teils auch weitere Kommunikationspartner ein. Dreiecksbeziehungen existieren zum Beispiel mit Mandanten und deren Banken. "Die Bank hat jeweils Zugriff auf ein Verzeichnis in der DeepBox und kann so Dokumente direkt mit dem Mandanten teilen."

DeepBox und Abacus 

Die direkte Integration der DeepBox mit Abacus wird bei Visita Treuhand noch nicht genutzt. Das Unternehmen ist aber momentan daran, seinen Kreditorenprozess, der bisher mithilfe von AbaScan abgewickelt wird, umzustellen und dafür künftig intelligente Advanced Boxes und die KI-gestützte automatische Dokumentenverarbeitung durch DeepO einzusetzen. Dies soll zunächst bei Visita selbst eingeführt werden. "Wenn das gut läuft, wollen wir es auf unsere bestehende AbaScan-Kundschaft ausrollen", hält Raphael Häfliger fest und fährt fort: "Es gibt also noch viel Potenzial, in einem weiteren Schritt können wir dann auch neue Kunden mit dem digitalisierten Kreditorenprozess versorgen."