Q&A Webinar DeepBox – Treuhand Update

DeepBox entwickelt sich rasant weiter. Dadurch hat es in den letzten Monaten zahlreiche Neuerungen und Verbesserungen gegeben. Im DeepBox – Treuhand Update Webinar vom 09.03.23 zeigten wir die neuen Features auf und gaben einen Ausblick, was in den nächsten Monaten sonst noch geplant ist. Das Webinar können Sie hier nachsehen.

Fragen von Treuhandunternehmen für Treuhandunternehmen

Die Fragen sowie die dazugehörigen Antworten, welche während dem DeepBox – Treuhand Update Webinar aufgetaucht sind, finden Sie anschliessend. 

Wie sieht das Preismodell von DeepFlow aus?

Aktuell ist DeepFlow in Beta und kostenlos. Das zukünftige Preismodell werden wir noch kommunizieren.

Wenn über Flow die Visierung möglich ist, ist es dann auch möglich zu definieren, ab welchem Betrag ein Visum notwendig ist und kann definiert werden, wenn z.B. monatliche Abos belastet werden, dass diese nicht zu visieren sind.

Dieses Anliegen wird in Zukunft möglich sein (DeepFlow). Aktuell ist dieser Prozess nur über BPE realisierbar.

Kann somit die DeepBox Abacus Scan & Upload ersetzen? Werden die Dokumente automatisch indexiert für die spätere Suchfunktion?

DeepBox kann AbaScan und Upload ersetzen. Alle Dokumente, die in der Box gespeichert sind, können mir der Volltext-Suche gesucht werden.

Praxisanwendung zum Bearbeiten von Excel, Word… in DeepBox. Muss Datei immer zuerst heruntergeladen, dann bearbeitet und zum Schluss wieder hochgeladen werden? Muss dann zudem die alte Datei gelöscht werden? Gibt es eine einfachere Bearbeitungsmethode?

Es wird in den kommenden Wochen „Only-Office“ released werden. Da haben Sie die Möglichkeit, Office-Dokumente in der DeepBox zusammen zu bearbeiten.

Wie verhält sich eine aktive Positionserkennung auf alle anderen Belege, die keine Positionserkennung benötigen? Kann die Positionserkennung nur pro Box oder auch pro Adresse aktiviert werden?

Sobald ein Beleg mehr als zwei Positionen hat und die Positionserkennung aktiviert ist, wird diese Erkennung verrechnet. Falls Sie die Analyse nicht nutzen wollen, müssen Sie diese deaktivieren.
Die Positionserkennung kann zurzeit nur pro Box aktiviert werden.

Was ist wenn der Kunde in den Kreditoren mit Visum arbeitet?
Wo kann ich das in der DeepBox mitgeben? Wenn nicht bereits via DeepBox muss ich die Rechnung im Abacus nochmals bearbeiten und richtige Visumsstruktur hinterlegen.

Die Vorschläge werden gemäss Abacus Stammdaten gezogen.

Ansonsten kann man ab V2023 oder V2022 – 15.03.2023 ein Feld zur Eingabe hochladen.

Ab V2022 – 15. 05.2022 könnte man auch bereits ein Userfield mit dem entsprechenden Feld bspw. die Nummer des Visumsverantwortlichen und auf die DeepBox hochladen. Jedoch ohne Auswahlliste.

Kann deepO auf Positionsebene bezüglich Konto/KST trainiert werden?

Ja, die erweiterten Felder können auf jeden Fall mit DeepO trainiert werden (wie im Webinar gezeigt).

Wird es eine Möglichkeit geben, damit der Kunde sieht, ob eine Rechnung im Abacus schon bezahlt ist?

Die Rechnung muss im Abacus manuell geprüft werden. Zukünftig wird es möglich sein, direkt mit DeepBox Zahlungen abzuwickeln (DeepPay).

Kann Deepbox auch Rechnungen als reine HTML im Email z.B. Rechnung von Apple Store, Amazon in ein pdf umwandeln und verarbeiten?

Nein, aktuell ist das noch nicht möglich. Ist aber auf der Pendenzenliste und wird in Zukunft umgesetzt.

Können Belege (Kassaquittungen) ebenfalls fotografiert werden mit Smartphone und direkt in die DeepBox übermittelt werden?

Ja, das ist möglich. Man muss beachten, dass die Kassaquittung leserlich erstellt wurde.

Wird es eine Doublettenkontrolle geben, damit nicht mehrfach Beleg hochgeladen werden? Der Inhalt der Dokumente ist ja bekannt nach der Analyse.

In der DeepBox werden keine Doubletten erkennt. Die Kontrolle erfolgt im Abacus.

Gibt es einen Viren-Check beim Upload über die Upload-Seite?

Ja, gibt es.

Was ist wenn der Kunde in den Kreditoren mit Visum arbeitet?
Wo kann ich das in der DeepBox mitgeben? Wenn nicht bereits via DeepBox muss ich die Rechnung im Abacus nochmals bearbeiten und richtige Visumsstruktur hinterlegen.

In DeepBox kann der Visumsverantwortliche mitgegeben werden.

Wie werden Doubletten erkannt?

In der DeepBox werden keine Doubletten erkennt

Kann bei der digitalen Unterschrift, die Email-Adresse, QR-Code etc. weggelassen werden, so dass dies nicht ersichtlich ist, bzw. nur die Unterschrift auf dem Dokument ersichtlich ist?

Nein, dies ist nicht möglich. Zukünftig planen wir, dass dies benutzerdefiniert eingestellt werden kann.

Ist irgendwo für den Verarbeiter von Deepbox-Belegen eine Historie der verarbeiteten Belege (und an Abacus übermittelten Belegen) ersichtlich?

Einerseits werden die Belege der Buchung im Abacus angehängt.
Andererseits werden die Belege in der DeepBox, nach der Verarbeitung, in die Ordnerstruktur der Deepbox abgelegt. In den DeepO Einstellung hat man ein Verarbeitungsprotokoll pro Box oder global.

Wo und wie werden diese UserFields erstellt?
Wieviele solche UserFields können erstellt werden?

Diese «Erweiterten Felder» werden im Abacus definiert. In DeepBox können sie dann trainiert werden.  Es können 5 solche Erweiterten Felder hinzugefügt werden.

Die Deepbox ist ebenfalls DSG-konform ausgestaltet?

Ja, wir sind aktuell an den technischen Analysen dran, um auch die Anforderungen des neuen DSG im Sommer erfüllen zu können.

Funktioniert das DeepO trainieren auch mit einem Stempel oder Handschrift einer Kostenstelle?

Die Texterkennung DeepO funktioniert natürlich umso besser, desto besser die Qualität ist. Gerade bei der Handschrift wird es sehr schwierig. Vor allem ist die Chance auch hoch, dass etwas falsch gelesen wird.

Kann ein Flow auf einer einzelnen Box definiert werden?

Ja, dies ist möglich.

Wird die Positionserkennung pro Box für alle eingehenden Belege aktiviert?
Bsp. DeepO wird bei jedem Kreditorenbeleg angewendet, obwohl das evtl. nur bei gewissen Belegen (Kreditkartenrechnung) benötigt wird.

Die Positionserkennung wird pro Box für alle Belege aktiviert. Weitere Einstellungsmöglichkeiten werden in Zukunft folgen.

Ab welcher Abacus Version funktioniert die Positionserfassung via DeepBox?

Die Positionserkennung funktioniert ab V2022 – 15.03.2023 und V2023.

Erkennt Deepbox aus den Stammdaten Abacus Lieferant das hinterlegte Konto für den Lieferant nicht?

DeepBox erkennt keinen Lieferantenvorschlag aus dem Abacus. Man kann die meistverwendeten Kontierungen hochladen, damit man sieht, was für diesen Lieferanten gebucht wurde. Erst im Abacus wird anhand des Lieferantenvorschlags verbucht.

Bis wann ist die Verrechnung an Treuhänder über alle Boxen detailliert vorliegend? Derzeit ist auf der Rechnung nicht ersichtlich, welcher Kunde (Box) wie viele Dokumente analysiert hat und Kosten generiert hat.

Die Auswertungen können nun erstellt werden. In den kommenden Wochen werden wir die Auswertungen den Treuhändern zur Verfügung stellen.

Gibt es eine Benachrichtigung für den Kunden wie auch Treuhänder, wenn eine neue Datei hochgeladen worden ist?

Die Notification ist aktuell ein Thema, das wir in den kommenden Wochen integrieren werden

Können Kostenstellen auch gesplittet werden?

Es kann pro Position eine Kostenstellen mitgegeben werden. Positionen können aber nicht gesplittet werden.

Mail-to-Inbox: Das bedeutet der Kunde selber hat keinen Zugriff auf die Deepbox sondern kann uns einfach die Unterlagen in die Deepbox senden korrekt? Kosten dafür?

Genau, er kann ohne Zugriff auf die DeepBox Dokumente in die Inbox senden
"Mail to Inbox" ist bei den Kosten von der Advanced Box (CHF 9.- pro Monat) inbegriffen.

Kann man pro Inbox mehrere Upload-Emails generieren?

Ja, es können mehrere Links (Adressen), sowie auch Mailadressen für eine Inbox erstellt werden

Benötigt der Endkunde für Upload via Upload Link ein Deepbox-Account auf seiner eigenen Email? Oder kann jeder mit dem Uploadlink hochladen?

Das ist der Vorteil davon. Für diese Art der Dokumentübermittlung ist kein Account für den Endkunden notwendig.

Kann DeepBox auch an weitere Drittsysteme wie z.B. DMS Software angebunden werden? Oder z.B. Zapier/Make?

Drittsysteme sind möglich. Mit DeepFlow Advanced wird es in den kommenden Monaten in diese Richtung gehen.

Wird es in absehbarer Zeit einen vollwertigen Desktop Sync-Client geben (so wie OneDrive, Dropbox und co.)?

Ja, das ist auch angedacht. In welchem Zeitraum kann ich Ihnen leider noch nicht sagen. Aber wir werden mit Sicherheit über diese Neuerung informieren.