Um die Abschlussarbeiten zu vereinfachen, stehen im Abacus mehrere Instrumente zur Verfügung. Diese automatisieren Arbeiten, erleichtern das Rückbuchen von Bewegungen beim Periodenwechsel und reduzieren die Fehlerquelle.

Abgrenzungen

Bei der Erfassung von Belegen in der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung sowie für Buchungen in der Finanzbuchhaltung wird einfach der Abgrenzungszeitraum mitgegeben. Abacus erstellt dann alle notwendigen Buchungen für die Bildung und Auflösung der unter- oder auch überjährigen Abgrenzung. Folgende Vorteile bietet das Arbeiten dieser Funktion im Abacus:

• Automatische Erstellung aller Abgrenzungsbuchungen, auch jahresübergreifend
• Kein manuelles Auflösen von Abgrenzungen mehr
• Kein Führen von Abgrenzungsübersichten oder zusätzlichen Journalen mehr
• Geringerer Zeit- und weniger Kontrollaufwand
• Keine zusätzliche Lizenzierung notwendig

Um perioden- resp. jahresübergreifende Abgrenzungen automatisch zu buchen, muss vorgängig im Programm 513 «Abgrenzungen» sowie auf den betroffenen Konten im F21 «Kontenstamm» die Abgrenzungsdefinitionen hinterlegt werden. Diese werden dann als Vorschläge in den Erfassungsprogrammen angezogen und können pro Buchung angepasst werden. Eine Einrichtung über die Schnittstelle AbaConnect ist auch möglich.

Stapel

Provisorische Abschlussbuchungen, die vorgängig erfasst und laufend nachgeführt werden sollen, können in der Finanzbuchhaltung in einem Stapel erfasst werden. Sollen sie definitiv ins Hauptbuch einfliessen, wird der Stapel festgeschrieben. Das Arbeiten mit Stapel bietet folgende Vorteile:

• Buchungen können bis zum Festschreiben beliebig angepasst werden.
• Ein vollständiges Löschen von nicht mehr benötigten Buchungen ist möglich.
• Vorgängige Erfassung von Sachverhalten und laufendes Nachführen ist möglich.
• In den Reporten und Auswertungen individuell anziehbar.
• Auch in den Zusatzjournalen anwendbar.

Sind die Buchungen ans Hauptjournal festgeschrieben, so ist eine Korrektur respektive Stornieren abhängig der Stammdateneinstellungen möglich. Bis dahin werden die Anpassungen der Buchungen im Stapel nicht protokolliert. Die MWST-Abrechnung berücksichtigt keine Buchungen aus dem Stapel.

Zusatzjournal

Das Arbeiten mit provisorischen Journalen ist in die Jahre gekommen und bietet nicht die Möglichkeiten der Zusatzjournale. Abacus empfiehlt hier mit Zusatzjournalen zu arbeiten. Buchungen, welche die Abschlussarbeiten betreffen, können in einem Zusatzjournalen erfasst werden. So ist die Trennung zur ordentlichen Buchhaltung im Hauptjournal möglich.

Im Vergleich zu den provisorischen Journalen bieten die Zusatzjournale den massgebenden Vorteil, dass sie in den Auswertungen und Reportprogrammen auswählbar sind. Dies ist bei den provisorischen Journalen nicht möglich, was wiederum ein Journalübertrag ins Haupt- oder ein Zusatzjournal erfordert.

Pro Mandant können bis zu vier Zusatzjournale geführt und individuell beschriftet werden. Die Aktivierung erfolgt über das Programm 621 «Applikationseinstellungen».

Journalübertrag

Bei einem Abschluss gibt es Sachverhalte, die in der nächsten Rechnungsperiode wieder aufgelöst werden müssen. Eine automatische Verbuchung über die Abgrenzungen ist je nach Situation nicht immer möglich. Damit Buchungen hierfür nicht händisch zwei Mal erfasst werden müssen, können über die Buchungsmaske im F11 oder via das Hilfsprogramm F5531 Buchungen mit einem Soll/Haben-Tausch zwischen einzelnen Journalen übertragen werden.

Anwendungsbeispiel

Die benötigten Buchungen werden zum Jahresende im Zusatzjournal «Abschluss 2021» erfasst. Um die Buchungen anfangs 2022 wieder aufzuheben, können im Folgejahr die entsprechenden Buchungen mit einem Soll/Haben-Tausch ins Zusatzjournal «Abschluss 2022» verbucht werden.

1. Schritt: Zuerst werden die Buchungen im Zusatzjournal im Programm 11 erfasst.

2. Schritt: In der Menüzeile über «Gehe zu > Schnittstellen > Journal verbuchen»klicken.
   2. Auswahl: Buchungsjournal verbuchen und auf weiter klicken.
3. Übertrag: Bei Quelle das Zusatzjournal «Abschlussbuchungen 2021» und bei Ziel das Zusatzjournal «Abschlussbuchungen 2022» auswählen. Folgende Einstellungen sollten so übernommen werden: Reihenfolge: Detail nach Buchungsnummer, Buchungsnummer anwählen Von XY Bis XY.
4. Gestaltung: Bei den Mutationen Soll/Haben tauschen anwählen, das Belegdatum mutieren auf dem 01.01.2022 setzen und weiter
5. Kriterien: Leer lassen und weiter
6. Information: Fertigstellen
7. Verarbeitung: Hier warten bis der Vorgang abgeschlossen ist und dann schliessen klicken.

Nach dem Übertrag ist im Zusatzjournal 2022 bei den beiden Buchungen der Soll/Haben-Tausch im Grid oder im Erfassungsbereich ersichtlich. Alternativ kann auch beim Übertrag der Betrag mit «-1» multipliziert werden.

Erfolgt der Journalübertrag aus einem provisorischen Journal, müssen die Buchungen zuerst in ein Haupt- oder Zusatzjournal verbucht und anschliessend nochmals in das nächste Journal verbucht werden. Wird direkt in den Zusatzjournalen gearbeitet, entfällt ein Übertrag.