Kontobewegungen verbuchen

Mit der Abacus Electronic Banking Option Kontobewegungen verbuchen lassen sich Banktransaktionen einfach, schnell und automatisiert verbuchen. Die Bankdateien (CAMT, MT940) können manuell oder über eine Bankkontoanbindung importiert werden. Anhand der importierten Zahlungen kann in wenigen Schritten ein Regelwerk aufgebaut werden, welches zukünftige Bewegungen automatisiert verbucht. Dadurch verringern Sie repetitive Tätigkeiten, gewinnen an Effizienz und können Ihre Kunden dank Echtzeitdaten optimal beraten.

Aus der Praxis

Unsere Lösungen bewähren sich bereits heute in der Praxis bei diversen Treuhandunternehmen. Hören Sie selbst, welche Erfahrungen gemacht und Vorteile erzielt werden.

Prozessüberblick

Mit der Option Kontobewegungen verbuchen können Zahlungen entweder automatisiert in die Abacus Finanzbuchhaltung verbucht oder die Offenposten über die Kreditoren- bzw. Debitorenbuchhaltung ausgeglichen werden. Einzelne, nicht wiederkehrende Zahlungen können zudem einfach und schnell manuell verbucht werden.

Tutorial - Verbuchung in die Finanzbuchhaltung

Im nachfolgenden Tutorial zeigen wir Ihnen, wie in wenigen Schritten Regeln definiert werden, um wiederkehrende Zahlungen automatisiert zu verbuchen. Einmalige Zahlungen können zudem manuell verbucht und mit einem Anhang versehen werden. 

• Kontoauszug manuell oder automatisch importieren
• Regelwerk erstellen und anwenden
• Zahlungen in Finanzbuchhaltung verbuchen
• Einmalige Zahlungen manuell verbuchen
• Kontrolle über Kontoauszug mit Originalbelegen

Zentrale Vorteile

• Flexibel - Kontoauszug kann manuell oder automatisiert importiert werden.

• Simpel - Einfache Regeln erstellen für wiederkehrende Zahlungen.

• Effizient - Signifikante Zeitersparnis durch verringern repetitiver Arbeiten.

Tutorial - Verbuchung in die Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung

Im nachfolgenden Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Kontobewegungen Offenposten in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung zugewiesen werden. Über die Saldokontrolle im Kontoauszug behalten Sie zudem stet's den Überblick.

• Kontoauszug manuell oder automatisch importieren
• Regelwerk erstellen und anwenden
• Zahlungen Offenposten zuweisen
• Verbuchung in Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung
• Einmalige Zahlungen manuell verbuchen
• Kontrolle über Kontoauszug mit Originalbelegen

Zentrale Vorteile

• Abgleich - Offenposten können automatisiert ausgeglichen werden.

• Qualität - Fehler werden verringert und Qualität ist konstant.

• Realtime - Bessere Beratung und näher am Kunden dank Echtzeitdaten.

Keine Zeit verlieren – Jetzt starten

Die Option Kontobewegungen verbuchen ist vollständig in Abacus integriert und benötigt deshalb kein Plugin oder Anbindung an eine Drittapplikation. Es fallen zudem keine Kosten pro Transaktion bzw. pro konvertierte Bankbewegung an. 

Bestellen Sie die Applikation Electronic Banking mit der Option Kontobewegungen verbuchen noch heute bei ihrem Vertriebspartner.

Weitergehende Informationen finden Sie auf unserer Webseite: abacus.ch/electronic-banking

FAQ

1. Ab welcher Abacus-Version ist die überarbeitete Option Kontobewegungen verbuchen verfügbar?

Die überarbeitete Version ist ab 2020 mit SP September verfügbar.

2. Wie werden Sammelbuchungen der Bank bei unterschiedlicher Kontierung und oder MWST aufgelöst?

Sammelbuchungen müssen manuell gesplittet und verbucht werden. Eine Verbuchung über das Regelwerk ist nicht möglich.

Wie die Kontoauszüge von der Bank generiert werden kann beim jeweiligen Bankinstitut bzw. im ERP eingestellt werden. Somit kann eine Sammelposition (mit Ausnahme einer Lohnzahlung) auch gesplittet und die Einzelbuchungen verbucht werden.

3. Wieso soll ich die Kontobewegungen über das Electronic Banking verbuchen, wenn ich die Daten auch in der Debitorenbuchhaltung abholen kann?

Der grosse Nutzen entsteht bei der Verwendung dieser Option vor allem, wenn auf der Debitorenseite keine Referenz (QR-Referenz, ESR, Score) verwendet wird. In diesem Fall können beispielsweise reine IBAN Zahlungen anhand des Regelwerks automatisiert zugewiesen werden. Dies kann insbesondere in Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Kunden sehr interessant sein.

Beim Einsatz der Debitorenbuchhaltung mit Referenz dient die Verarbeitung über das Menü Kontobewegungen verbuchen zur Kontrolle, indem Buchungen auf dem Sammelkonto automatisch ausgleichen werden. In diesem Fall lassen sich allfällige Differenzen oder Fehler einfach identifizieren und auflösen.

4. Gibt es die Möglichkeit einer direkten Bankanbindung?

Bankinstitute können im Abacus Electronic Banking angebunden und dadurch die Kontobewegungen automatisiert abgeholt werden. Wenden Sie sich für genauere Informationen und zum Erhalt der entsprechenden Vertragsdokumente an Ihre Bank.

Zusätzlich können diese Funktionen ohne Direktanbindung genutzt werden, was aus Sicherheits- und GwG (Geldwäschereigesetz)-Überlegungen teilweise sogar von Vorteil ist. Hier kann direkt im E-Banking das jeweilige File (CAMT/ MT940) heruntergeladen und im Abacus Electronic Banking manuell hochgeladen werden.

5. Woher stammen die Informationen, welche für die Erstellung des Regelwerks (Kriterien) benötigt werden? Muss dazu beim Erfassen der Zahlungen im E-Banking ein entsprechender Text mitgegeben werden?

Es werden die Standardinformationen (wie Adresse, PLZ, etc.) der Zahlungen verwendet, welche von den Banken automatisch abgefüllt werden. Die Informationen können zusätzlich durch eigene Notizen ergänzt werden. Anhand des Buchungstextes können die Buchungsregeln definiert werden. Gegebenenfalls kann durch die Definition von Schlüsselwörter, welche bei der Erfassung von Zahlungen verwendet werden, eine höhere Automatisation erreicht werden.

6. Wie wird die MWST gebucht?

Die MWST wird gemäss Kontenstamm gebucht. 

7. Wie werden die Lohnzahlungen verbucht?

Auch die Lohnzahlung ist eine Kontobewegung. In der Regel werden von der Bank keine Details sondern nur die Sammelzahlung rückgemeldet. Die Verbuchung auf ein gewünschtes Fibu-Konto erfolgt wie bei den üblichen Kontobewegungen.  Die Verknüpfung in die Lohnapplikation ist nicht möglich. 

8. Sind bei Hauptbuchbuchungen in der Finanzbuchhaltung im Electronic Banking E213 auch Sammelbuchungen möglich?

Aktuell nicht.  

9. Ist bei Kreditkartengutschriften eine Bruttoverbuchung möglich?

Nein. Hierfür müsste der Bruttobetrag von der Software berechnet werden. Da sich aber die Texte und Informationen je nach Anbieter stark unterscheiden, ist dies nicht umsetzbar. 

10. Wenn alle Buchungen im Stapel verbucht wurden, wird der Stapel immer automatisch geschlossen und beim Import von neuen Buchungen ein neuer Stapel eröffnet?

Der Stapel wird nicht automatisch geschlossen. Stapel werden nur manuell (via Datei - Stapel festschreiben und schliessen) geschlossen. Solange der Stapel nicht geschlossen ist, wird für das gleiche Bankkonto nicht ein neuer Stapel erstellt.

11. Wie geht man vor, wenn die Kreditorenzahlungen bereits über das Programm K231 verbucht worden sind? Gibt es dort eine Doppeleinlieferung?

Wird über das Programm K231 in der Kreditorenbuchhaltung und über das Programm E213 Electronic Banking verbucht, entstehen Doppelbuchungen. Um über beide Programme zu buchen, verwendet man ein Schanierkonto.  

Erfolgen die Buchungen nur über Kreditorenapplikation, müssen im Electronic Banking Programm E213 die Zahlungen ignoriert und nicht verbucht werden (hierfür kann eine Regel im E213 definiert werden). 

12. Ist es möglich, mit Formeln den Buchungstext anzupassen (den Text aus der Kontobewegung zu verwenden)? 

Den Text aus der Kontobewegung zu übernehmen, kann auf der Regel oder im Programm E621 definiert werden. 

13. Die Bank liefert ein camt.053 mit den normalen Buchungen (QR Sammelzahlungen) und zusätzlich ein camt.054 mit den Details für die QR-Zahlungen. Erkennt das E-Banking, dass es die QR zweimal erhalten hat (1x im camt.053 und einmal mit im camt.054 mit den Details)?

Es werden nur die Sammelgutschriften aus der Datei camt.053 angezeigt. Die ESR Details werden automatisch ausgeblendet. 

14. Könnte bei Gutschriften von der Unfallversicherung oder KTG aufgrund des Namens der Mitarbeitenden gemäss mitgelieferten Bankinformation eine Regel erstellt werden, anhand deren aufgrund der Angaben im Personalstamm in L31 direkt auf die richtige Kostenstelle gebucht wird, wo der jeweilige Mitarbeitende geführt wird?

Dies ist möglich, wenn die Regel manuell erfasst wird. Eine Verbindung ins Programm (Lohnapplikation) L31, welche variabel das Feld XY prüft, gibt es nicht. 

15. Ist es richtig, dass pro Bankkonto/Firmenzahlstelle definiert werden kann, dass Buchungen in E213 importiert werden?

Ja, im Programm E412 unter den Einstellungen - “E213 Verbuchung ausschliessen”. 

16. Wie können festgeschriebene Buchungen geändert werden?

Im Programm Kontobewegungen verbuchen (E213) kann die Buchung im Stapel 0 via Rechtsklick storniert werden. Die nicht verbuchten Kontobewegungen können verbucht und die stornierte Buchung (welche wieder in den Stapel gebucht wurde) bearbeitet/korrigiert werden. 

17. Wenn der Stapel verarbeitet und verbucht wurde, sind die Buchungen noch veränderbar?

Nein. Die Buchungen müssen nach dem Festschreiben storniert werden, dann können sie beliebig korrigiert und nochmals gebucht werden.